Máquinas que pensam, viagens que custam menos

*Por Lucas Machado

O gasto global com viagens corporativas deve alcançar US$ 1,8 trilhão até 2027, segundo projeções da Global Business Travel Association (GBTA). O valor supera o recorde de 2019 e mostra que, mesmo após a pandemia, o deslocamento de profissionais continua sendo peça central para o funcionamento da economia. Ao mesmo tempo, permanece a pressão sobre os gestores de viagens para reduzir custos, aumentar transparência e evitar desperdícios. E nesse cruzamento entre crescimento e contenção, surge a Inteligência Artificial (IA).

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Agora, agentes de IA começam a assumir papéis que antes dependiam de equipes numerosas e processos lentos: auditar despesas, monitorar tarifas de hospedagem, reemitir bilhetes aéreos em busca de economia instantânea. Eles não são robôs futuristas nem aplicativos mágicos. São softwares de linguagem natural combinados com integrações em tempo real a sistemas corporativos, capazes de executar rotinas 24 horas por dia sem fadiga, sem improvisos e com aprendizado contínuo.

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O olhar de Satya Nadella

Para compreender a dimensão dessa mudança, vale recorrer a uma figura que inspira a agenda tecnológica global: Satya Nadella, CEO da Microsoft. Em entrevistas recentes, ele afirmou que, em breve, “todos nós estaremos construindo agentes de IA como hoje criamos planilhas ou relatórios”. Isso não é um sonho futurístico, é uma avaliação real de como a IA está se tornando onipresente e acessível a ponto de qualquer gestor poder programar um agente para tarefas específicas, sem precisar escrever um código.

No campo das viagens corporativas, essa visão começa a se concretizar. Empresas de tecnologia no Brasil e no exterior já oferecem agentes que monitoram gastos em tempo real, cruzam notas fiscais com políticas internas e até substituem passagens aéreas automaticamente por opções mais baratas, mantendo os mesmos horários e rotas, caso do VOLL Smart Hub, por exemplo. É como se o backoffice da viagem ganhasse olhos, ouvidos e memória própria — algo humanamente impossível de reproduzir na mesma escala.

O peso dos números

Ainda segundo a GBTA, em 2024 as despesas globais com viagens corporativas chegaram a US$ 1,5 trilhão e devem atingir a US$ 2 tri até 2029. Embora globalmente a hospedagem seja o maior bloco de despesas, em muitas companhias o transporte aéreo pesa mais: dependendo da política de deslocamento, pode representar até 70% do orçamento de viagens corporativas.

É nesse ponto que os agentes de IA demonstram maior impacto. Imagine a aprovação de um bilhete aéreo para São Paulo no valor de R$ 1.200. Em segundos, um agente pode verificar centenas de opções equivalentes e encontrar o mesmo voo, no mesmo horário, por R$ 980. A troca é automática, transparente e gera economia direta. Em grande escala, pequenos ajustes como esse se multiplicam e podem representar milhões de reais em um ano fiscal.

O mesmo raciocínio vale para hospedagens. Tarifas negociadas entre empresas e hotéis, em teoria, garantem descontos. Mas, na prática, é comum que valores diferentes sejam aplicados no sistema de reservas. Um agente programado para simular reservas diariamente consegue detectar desvios e acionar o hotel ou o gestor responsável. Com o tempo, ao acumular histórico de preços, esse tipo de agente poderá inclusive renegociar tarifas sozinho.

Já no controle de despesas, o ganho está na confiabilidade. Agentes que auditam recibos eletrônicos de carteiras corporativas reduzem fraudes, identificam inconsistências e interagem com o viajante para solicitar justificativas. Em vez de planilhas que se acumulam sobre a mesa de um gestor, o que se entrega é um relatório resumido, objetivo e com alertas automáticos.

Do manual ao automático

A diferença essencial entre esses novos agentes e os sistemas de gestão tradicionais está na autonomia. Até aqui, softwares corporativos dependiam de interação humana constante: alguém precisava lançar informações, verificar relatórios, comparar valores. Com a IA, o processo inverte-se. São os agentes que buscam, cruzam, validam e corrigem. Aos humanos cabe supervisionar, tomar decisões estratégicas e lidar com exceções.

Essa mudança tem consequências práticas. Primeiro, a redução de carga de trabalho administrativo: os gestores deixam de gastar horas em atividades de baixo valor agregado. Segundo, a eliminação de erros humanos, comuns em processos repetitivos. Terceiro, a capacidade de escala: uma empresa com milhares de colaboradores viajando simultaneamente pode ter todos os seus gastos auditados em tempo real, algo impossível de ser feito por equipes convencionais.

A corrida da inovação

A velocidade da inovação em IA está criando um ambiente inédito. A Nvidia, gigante dos chips que viabilizam o processamento desses modelos, tornou-se a empresa mais valiosa do mundo em 2024, ultrapassando a Apple e a Microsoft, e alcançando mais de US$ 4 trilhões em valor de mercado no ano passado — resultado direto da corrida pela IA.

Nesse contexto, ignorar os agentes de IA em viagens corporativas pode significar perda de competitividade. Empresas que adotam cedo essas soluções conseguem liberar recursos em outras frentes, enquanto as que resistem ficam presas a processos manuais, lentos e caros.

Naturalmente, não se trata apenas de ganhos, há desafios relevantes. O primeiro é a proteção de dados: recibos, itinerários e informações de viagem são sensíveis e devem estar protegidos pela LGPD no Brasil e pelo GDPR na Europa. A integração de sistemas pode ser difícil: os agentes de IA precisam conversar com os Planejamentos dos Recursos da Empresa (ERPs), plataformas de reservas e ferramentas de pagamento, o que exige arquitetura tecnológica robusta. E acima de tudo, a confiança dos usuários: os colaboradores precisam entender por que seu voo foi trocado ou por que receberam um pedido de justificativa automatizado. Transparência e explicabilidade são condições para a aceitação de um novo sistema.

O futuro próximo

À medida que avançamos, o papel do gestor de viagens muda. Em vez de controlar minúcias, sua função passa a ser definir políticas, calibrar parâmetros e analisar relatórios. O trabalho cotidiano de auditoria, monitoramento e troca de reservas fica a cargo das máquinas. Essa transição, embora possa causar desconforto, também liberta tempo e energia para pensar em bem-estar do viajante, sustentabilidade e novas formas de mobilidade.

Para saber mais, confira o episódio do Podcast Canaltech sobre como a IA tem mudado o planejamento de viagens.

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